Articolul 82. Întocmirea dosarului administrativ

Dacă procedura administrativă trebuie realizată în scris conform art. 28 sau se realizează în scris, autoritatea publică, concomitent cu inițierea procedurii, întocmește un dosar în format electronic sau pe suport de hârtie, care conține toate documentele și înscrisurile ce se referă la procedura respectivă. Dosarul în format electronic conține, după caz, copii scanate de pe documentele pe suport de hârtie, autenticitatea copiilor fiind confirmată prin semnătura electronică aplicată de persoana responsabilă din cadrul autorității publice, documente electronice, alte înscrisuri și informații relevante expuse în format electronic.

Copiile scanate în format electronic de pe documentele oficiale emise pe suport de hârtie și înscrisurile în format electronic pe care nu s-a aplicat semnătura electronică se utilizează fără restricții în raporturile cu autoritatea publică și pot fi incluse în dosarul administrativ, în măsura în care actele normative nu impun expres aplicarea semnăturii pe copiile/înscrisurile în cauză sau respectarea cerințelor pentru documentul electronic.

În momentul în care este pus la dosar, un document se vizează cu numere continue de pagini.

Dacă din dosar se extrag documente pentru o anumită perioadă, despre aceasta se face o mențiune, care va cuprinde:

1. ¶ a) denumirea documentului extras;
2. ¶ b) numărul paginilor extrase;
3. ¶ c) motivul extragerii documentului;
4. ¶ d) numele persoanei care a dispus extragerea documentului;
5. ¶ e) data la care documentul a fost extras. Mențiunea se pune la dosar în locul documentului extras.

Dosarele administrative se păstrează până la expirarea termenului de păstrare, ce rezultă din dispozițiile legale existente în acest sens.